Положення про канцелярію

                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО  

                                                                           наказом керівника апарату  

                                                                           Народицького районного суду  

                                                                           Житомирської області 

                                                                           №24-о від 03.09.2012 року





                                                   ПОЛОЖЕННЯ

про канцелярію Народицького районного суду Житомирської області



1. Загальні положення.



1. Канцелярія Народицького районного суду Житомирської області (далі – канцелярія суду) утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адміністративні правопорушення та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією", Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, наказами, інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління Державної судової адміністрації в Волинській області, наказами голови та керівника апарату суду, а також цим Положенням.

3. Загальний контроль за ефективністю діяльності канцелярії суду здійснює керівник апарату суду.

4. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, який підпорядковується голові суду та безпосередньо керівнику апарату суду. Він здійснює організаційне забезпечення роботи канцелярії суду та організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію суду й визначені в цьому Положенні.

Старший секретар суду несе персональну відповідальність за виконання цих завдань.

Старшому секретарю суду безпосередньо підпорядковані секретарі суду.

У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов'язки виконує секретар суду, який визначений наказом про розподіл функціональних обов’язків.

5. За посадами до канцелярії суду входять: старший секретар суду, секретарі суду та архіваріус.

6. Старший секретар та секретарі суду призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.

7. Посадові інструкції старшого секретаря та секретарів суду затверджуються керівником апарату суду.



2. Основні завдання канцелярії суду.



1. Основними завданнями канцелярії суду є забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді, до відправлення або передання в архів, звернення до виконання судових рішень.

2. Канцелярія суду відповідно до покладених на неї завдань:

2.1. щоденно, протягом робочого часу, забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду та реєстрацію їх в електронних картках;

2.2.забезпечує ведення контрольних журналів суддів;

2.3. своєчасно передає судові справи суддям для розгляду;

2.4. своєчасно передає документи виконавцям та контролює за їх своєчасним виконанням;

2.5. забезпечує своєчасне відправлення вихідної кореспонденції та її реєстрацію в електронних картках;

2.6. веде первинний облік справ і матеріалів, розгляд яких передбачено процесуальним законодавством, забезпечує заповнення обліково-статистичних карток в електронному вигляді та забезпечує їх достовірність і правильність;

2.7. здійснює реєстрацію та облік звернень громадян;

2.8. веде обліку та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав;

2.9. організовує видачу судових справ для ознайомлення з дозволу голови суду (або головуючого у справі), підготовку і надіслання копій документів із справ, що зберігаються в канцелярії суду;

2.10. забезпечує ведення електронного документообігу у суді та наповнення КП «Д-3» у межах своєї компетенції;

2.11. забезпечує ведення усіх алфавітних покажчиків та журналів первинного обліку справ та матеріалів, передбачених Інструкцією з діловодства;

2.12. подає пропозиції керівнику апарату суду щодо складання номенклатури справ;

2.13. веде роботу з обліку та зберігання судових справ, які знаходяться в канцелярії суду;

2.14. забезпечує роботу з речовими доказами: облік, зберігання та виконання відповідно до судових рішень;

2.15. забезпечує своєчасне та належне направлення судових справ із апеляційними, касаційними скаргами, протестами до судів вищих інстанцій;

2.16. забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, веде їх облік, забезпечує відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання, своєчасне приєднання до судових справ повідомлень про стан їх виконання.

2.17. здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проводить аналітичну роботу щодо строків здачі справ до канцелярії суду, готує відповідні пропозиції з удосконалення цієї роботи, систематично доповідає керівнику апарату суду про випадки порушення термінів здачі справ до канцелярії суду;

2.18. проводить перевірку відповідності документів у судових справах опису справи;

2.19. забезпечує виготовлення та своєчасну видачу копій судових рішень, інших документів із судових справ, а також судових справ для ознайомлення, відповідно до поданих заяв, після отримання відповідного погодження у встановленому порядку;

2.20. за дорученням керівника апарату суду готує проекти відповідей на запити, заяви, які надходять до суду від громадян або юридичних осіб.

2.21. проводить підготовку та передачу до архіву суду судових справ, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії.

2.22. виконує інші доручення голови суду та керівника апарату суду.



3. Права канцелярії суду.



3. Канцелярія має право:

3.1. Вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи канцелярії суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації з метою її удосконалення;

3.2. Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення на зборах суддів, нарадах працівників апарату суду щодо найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії суду, покращення умов, удосконалення форм і методів роботи, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду;

3.3 Отримувати від працівників апарату суду та суддів інформацію, необхідну для виконання своїх завдань та обов'язків.

4. Відповідальність канцелярії суду.

1. Старший секретар суду несе персональну відповідальність за: неналежну організацію діяльності канцелярії суду; неналежне і несвоєчасне виконання покладених на неї завдань та функцій; неналежну організацію оперативної і якісної підготовки документів, ведення діловодства, згідно з Інструкцією з діловодства у місцевому загальному суді; неналежне ведення електронного документообігу у суді(відповідно до обов’язків); неналежне збереження прийнятих у роботу документів; за розголошення відомостей, що містять конфіденційну чи особисту інформацію, і стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків; недотримання ним та підпорядкованими йому співробітниками канцелярії трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку й правил поведінки державних службовців; неналежне поводження з майном суду, за його пошкодження, та недотримання правил пожежної безпеки.

2. Відповідальність секретарів суду встановлюється їхніми посадовими інструкціями.