Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
Затверджено
рішенням зборів суддів
Народицького районного суду
Житомирської області
від 28 серпня 2015 року № 13
( у редакції, затвердженій
рішенням зборів суддів
Народицького районного суду
Житомирської області
від 12.09.2017 року № 6)
Засади використання автоматизованої системи документообігу
Народицького районного суду Житомирської області
І. Загальні положення
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Народицькому районному суді Житомирської області (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації, «Про доступ до судових рішень» «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» «Про захист персональних даних», Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 в редакції, затвердженій Рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 ( із змінами та доповненнями) (далі – Положення), Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 (далі – Інструкція).
1.2. Засади розроблено з метою визначення повноважень та порядку розгляду зборами суддів Народицького районного суду Житомирської області (далі – суд) питань щодо функціонування автоматизованої системи документообігу суду, особливостей автоматизованого розподілу судових справ між суддями, порядку формування колегій суддів для здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу, як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов»язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, здійснення адміністративних повноважень тощо).
1.4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов»язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.
2.1. У Народицькому районному суді Житомирської області використовується комп»ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
2.2. Технічний супровід та підтримка працездатності автоматизованої системи в суді здійснюється адміністратором автоматизованої системи – Державним підприємством «Інформаційні судові системи».
ІІІ. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи
3.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
3.2. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов»язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
3.3. Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
3.4. Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.
3.5. Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних.
3.6. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов»язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об»єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Підставою для видачі даного розпорядження є службова записка відповідальної особи за реєстрацію вхідної кореспонденції.
3.7. Користувачі автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов»язків, здійснюють автоматизований розподіл судових справ.
3.8. Матеріали справи передаються головуючому судді в кінці робочого дня відповідно до реєстру, але не пізніше наступного дня, в окремих випадках, категорія справи, що передбачає негайний розгляд, передаються невідкладно.
3.9. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис".
Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
3.10. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
3.11. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.
3.12. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
4.1. Розподіл судових справ у Народицькому районному суді здійснюється в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими відповідно до наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановаленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.
4.2. У суді може застосовуватися:
- автоматизований розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ.
4.3. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації, після чого визначається склад колегії суддів із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу за принципом випадковості.
4.4. Визначення присяжних відбувається за правилами, встановленими Положенням.
4.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за 14 днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів);
- за 3 робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 календарних днів);
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
- дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
5.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
5.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3. пункту 2.3. Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання поєднання судових справ.
5.3. Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
5.4. Табель обліку робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду заповнюється відповідальними особами, визначеними наказом керівника апарату суду, перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:
- відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «Відпустка», «Відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду (судді, який виконує його обов»язки) про відрядження чи надання відпустки судді;
- відмітка про причини тимчасової відсутності судді «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді керівнику апарату, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності;
5.5. Копія табелю обліку використання робочого часу щодо суддів суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою за ведення кадрового діловодства в суді до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.
6.1. Слідчими суддями, які здійснюватимуть повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку передбаченому процесуальним законом, рішенням зборів суддів від 17.06.2016 року № 3 обрано суддю Діброву О.В. та рішенням зборів суддів від 25.04.2017 року № 3 – суддю Піщуліну І.С., а в разі їх відсутності суддю Дубовика П.В. (рішення зборів суддів №3 від 25.04.2017).
6.2. Уповноваженим здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх обрано суддю Діброву О.В. строком на 3 роки, а на період його відсутності суддю – Дубовика П.В. (рішення зборів суддів № 4 від 25.04.2017).
6.3. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами здійснення автоматизованого розподілу справ визначеними підпунктами 2.3.4-2.3.9 пункту 2.3. Положення із врахуванням, що коефіцієнт складності судової справи в суді дорівнює:
0,5 - справи про розірвання шлюбу; стягнення аліментів; заяви про забезпечення позову, доказів у цивільних та адміністративних справах; заяви про скасування заходів забезпечення позову, доказів у цивільних та адміністративних справах; справи про адміністративні правопорушення; подання, заяви, звернення в порядку виконання справ про адміністративні правопорушення; клопотання (подання), пов’язанні із виконанням судових рішень у кримінальному провадженні; справи щодо розгляду питань у порядку виконання судових рішень у цивільних та адміністративних справах;
1- всі інші категорії справ (рішення зборів суддів № 13 від 28.08.2015 року).
6.4. Під час автоматизованого розподілу судових справ між суддями враховується коефіцієнт адміністративної посади - коефіцієнт навантаження на суддю при виконанні адміністративних обов’язків на термін перебування судді на адміністративній посаді.
- Голові Суду визначено коефіцієнт навантаження при розгляді судових справ – 0,9% від загальної кількості судових справ, що надходять на розгляд суду (рішення зборів суддів №13 від 28.08.2015 року).
6.5. Технічне виконання встановлення спеціалізації суддів покладено на технічного адміністратора.
VII. Автоматизований розподіл судових справ між суддями
7.1. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів на засадах об»єктивного та неупередженого їх розподілу між суддями з дотриманням вимог процесуального законодавства та Положення.
7.2. Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
7.3. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
7.4. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації, після чого визначається склад колегії суддів із загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу за принципом випадковості.
7.5. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі коли в суді з об»єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не є порушенням вимог цих Засад та Положення.
7.6. Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою за ведення кадрового діловодства в суді або особою, яка виконує обов»язки, до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
7.7. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Народицького районного суду Житомирської області, що автоматично створюється автоматизованою системою.
7.8. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об»єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.
7.9. У разі роз»єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз»єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
VIII. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
8.1. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа (п.2.3.43 Положення).
8.2. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:
8.2.1. судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз»яснення судового рішення, повернення судового збору;
8.2.2. судові справи про перегляд заочного рішення;
8.2.3. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов»язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368-373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, зокрема:
- звернення судових рішень до виконання;
- оформлення виконавчого листа, виправлення помилки в ньому та визнання виконавчого листа таким, що не підлягає виконанню;
- видача дубліката виконавчого листа або судового наказу;
- поновлення пропущеного строку для пред»явлення виконавчого документа до виконання;
- мирова угода в процесі виконання;
- відстрочка і розстрочка виконання, зміна чи встановлення способу і порядку виконання;
- заміна сторони виконавчого провадження.
8.2.4. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов»язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 259-264, 267 (крім частини дев»ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, зокрема:
- оформлення виконавчого листа, виправлення помилки в ньому та визнання виконавчого листа таким, що не підлягає виконанню;
- видача дубліката виконавчого листа;
- поновлення пропущеного строку для пред»явлення виконавчого листа до виконання;
- примирення сторін у процесі виконання;
- відстрочення і розстрочення виконання, зміна чи встановлення способу і порядку виконання судового рішення;
- заміна сторони виконавчого провадження;
- судовий контроль за виконанням судових рішень в адміністративних справах.
8.2.5. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов»язані із виконанням судових рішень, передбачені розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України.
8.2.6. судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов»язані із виконанням судових рішень, передбачені статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
8.2.7. клопотання про вирішення питання, пов»язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті судом.
8.2.8. матеріали кримінального провадження щодо однієї особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України, для вирішення питання про їх об»єднання.
8.2.9. судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день.
8.2.10. зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду.
8.2.11. заяви про відновлення втраченого судового провадження.
8.2.12. заяви про забезпечення позову, доказів.
8.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді, у випадках передбачених підпунктами 8.2.1 - 8.2.12 пункту 8.2. Засад на термін більше ніж 10 днів такі судові справи та матеріали передаються на автоматизований розподіл на загальних підставах.
8.4. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 6 Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
8.5. Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснюється автоматизованого розподілу судових справ, та додається до матеріалів судової справи.
9.1. Винятково у разі, коли суддя у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи (з службовою запискою судді), передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов»язки), що додається до матеріалів справи.
У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.
9.2. Повторний автоматизований розподіл судових справ у визначених законодавством випадках, зокрема:
9.2.1. Помилково визначена спеціалізація, неправильне налаштування табеля робочих днів суддів здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов»язки) на підставі доповідної записки головного спеціаліста (особи, яка виконує його обов»язки).
9.2.2. Недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, що підтверджується наявними в комп»ютерній програмі «Д-3» процесуальними документами, з яких вбачається безпосередня участь суддів у розгляді судової справи по суті.
9.3. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями суду (додаток 8 Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.
9.4. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями.
10.1. Якщо при здійсненні автоматизованого розподілу комп»ютерною програмою «Д-3» сформовано документ по справі «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду, відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, зобов»язана негайно повідомити про це керівника апарату суду у вигляді службової записки, із зазначенням причини неможливості автоматизованого розподілу.
10.2. У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27. пункту 2.3. Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями.
10.3. У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення.
10.4. Знеструмлення електромережі суду, вихід із ладу обладнання або комп»ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованної системи та тривають понад п»ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов»язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
10.5. До комісії за посадою входять наступні працівники суду:
Члени комісії – заступник керівника апарату суду, головний спеціаліст та секретарі суду.
Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.
10.6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи.
10.7. У разі настання обставин, зазначених у пункті 10.4 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов»язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду (особою, яка виконує обов»язки голови суду) за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
10.8. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3. Положення, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду.
ХІ. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею.
11.1. Після розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді відповідно до Реєстру.
11.2. Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним кристувачем автоматизованої системи (помічник судді, секретар судового засідання).
ХІІ. Прикінцеві положення
12.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Народицького районного суду Житомирської області затверджуються рішенням зборів суддів і набирають чинності з наступного дня, після дня їх затвердження зборами суддів суду та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
12.2. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу у Народицькому районному суді Житомирської області збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.
Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на офіційному веб-сайті Народицького районного суду Житомирської області не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
_03_03.png)
